1. Identificación del Responsable del Tratamiento

ESKOLA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, propietaria de la Corporación Técnica ESKOLATEC e institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH), actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta y administra. Sus datos de identificación y contacto son:

2. Marco legal y objeto

La presente Política se adopta en cumplimiento del derecho fundamental al habeas data y a la protección de datos personales consagrado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, y del siguiente marco normativo vigente:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008, en lo relativo al habeas data financiero y crediticio, cuando resulte aplicable.
• Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2), que reglamenta la Ley 1581.
• Decreto 090 de 2018, que fijó el ámbito de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Circulares y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluida la Circular Única (Título V) sobre transferencias internacionales.

La Política tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades, derechos y procedimientos que ESKOLA S.A.S. aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales de sus Titulares. Nota: a la fecha de este documento cursa en el Congreso el Proyecto de Ley Estatutaria 214/274 de 2025 (Cámara), que busca reformar la Ley 1581 de 2012; mientras no sea sancionado, el régimen vigente es el aquí citado. Esta Política deberá actualizarse cuando dicha reforma entre en vigor.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, datos biométricos, origen étnico, orientación política, religiosa o sexual).
• Dato público: Dato calificado como tal por la ley o la Constitución, y que no sea semiprivado, privado o sensible.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento. Para efectos de esta Política, ESKOLA S.A.S.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Envío de datos a un destinatario que, a su vez, es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento que implica comunicar datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de ESKOLA S.A.S., que sean objeto de Tratamiento por parte de la institución como Responsable, o por parte de terceros que actúen como Encargados. Cobija, entre otros, los datos de: aspirantes y prospectos (leads) captados por formularios web y campañas publicitarias; estudiantes activos, egresados y retirados; padres, madres o acudientes; trabajadores, contratistas y candidatos a empleo; proveedores; y cualquier persona natural que interactúe con la institución por canales físicos o digitales.

5. Principios rectores

El Tratamiento de datos por parte de ESKOLA S.A.S. se rige por los siguientes principios (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012):

• Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada sujeta a la ley.
• Finalidad: se realiza conforme a finalidades legítimas, previamente informadas al Titular.
• Libertad: solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el Titular puede obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que derivan de la naturaleza de los datos.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Categorías de datos que se recolectan

Según la relación con el Titular, ESKOLA S.A.S. puede recolectar y tratar, entre otros:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad, firma.
• Datos de contacto: dirección, ciudad, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, perfiles y usuarios de redes sociales y mensajería (p. ej., WhatsApp).
• Datos académicos y de formación: programa de interés o matriculado, historial académico, calificaciones, certificaciones, estado de matrícula, deserción y reingreso.
• Datos socioeconómicos y de facturación: información de pago, referencias, datos necesarios para procesos de financiación o convenios.
• Datos de navegación y comportamiento digital: dirección IP, identificadores de dispositivo, cookies e identificadores publicitarios, páginas visitadas e interacción con las campañas.
• Datos laborales: hoja de vida y demás información de trabajadores, contratistas y candidatos.

7. Tratamiento de datos sensibles

Por regla general, ESKOLA S.A.S. no recolecta datos sensibles. Cuando por razones institucionales, académicas, de bienestar o de cumplimiento normativo resulte necesario tratarlos (p. ej., información de salud o de condición de discapacidad para ajustes razonables), se informará al Titular que no está obligado a autorizar dicho Tratamiento y se obtendrá su autorización explícita, señalando cuáles datos son sensibles y la finalidad específica, de conformidad con los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes (NNA)

El Tratamiento de datos de menores de edad se realiza asegurando el respeto de sus derechos prevalentes y su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015). Cuando ESKOLA S.A.S. trate datos de NNA, exigirá la autorización del padre, madre o representante legal, e informará el carácter facultativo de las respuestas relativas a datos de menores. La institución no dirigirá campañas de publicidad comercial que segmenten específicamente a menores de edad.

9. Finalidades del Tratamiento

ESKOLA S.A.S. trata los datos personales para las siguientes finalidades:

9.1. Finalidades académicas y administrativas

• Gestionar procesos de inscripción, admisión, matrícula, evaluación, certificación y graduación.
• Prestar y hacer seguimiento a los servicios educativos, incluidos programas técnicos laborales, bachillerato por CLEI para adultos y educación continuada.
• Adelantar la gestión de retención estudiantil, seguimiento a la deserción y acciones de reingreso.
• Atender obligaciones contables, tributarias, contractuales y de reporte ante autoridades educativas y de control.
• Gestionar procesos de talento humano, contratación y proveedores.

9.2. Finalidades comerciales, de mercadeo y publicidad digital

El Titular autoriza expresamente que sus datos sean tratados con fines comerciales y de mercadeo. En particular, ESKOLA S.A.S. podrá:

• Enviar información institucional, promocional y de oferta académica por correo electrónico, SMS, llamadas telefónicas, WhatsApp y otros canales de mensajería.
• Realizar campañas de captación de aspirantes (leads) y de reactivación de egresados y estudiantes retirados.
• Ejecutar campañas de publicidad digital en plataformas de terceros —incluidas, entre otras, Meta (Facebook e Instagram) y Google (Búsqueda, Display, YouTube)—, incluyendo remarketing y anuncios personalizados.
• Crear y utilizar públicos o audiencias personalizadas y similares (p. ej., Meta Custom/Lookalike Audiences y Google Customer Match) a partir de datos de contacto de los Titulares que hayan otorgado autorización.
• Medir la efectividad de las campañas, atribuir conversiones y optimizar la pauta mediante identificadores y píxeles de seguimiento.
• Elaborar perfiles y segmentaciones con fines de mercadeo para ofrecer contenidos y programas pertinentes al Titular.

El Titular podrá oponerse en cualquier momento al Tratamiento de sus datos con fines publicitarios y solicitar su exclusión de estas campañas, sin que ello afecte la prestación de los servicios académicos contratados.

10. Autorización del Titular

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, ESKOLA S.A.S. obtiene la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de tratar sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley (artículo 10). La autorización puede constar por escrito, de forma oral, mediante casillas de verificación (checkbox) en formularios web, o por conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento, y se conserva por medios que permitan su consulta posterior.

Deber de informar (art. 12). Al momento de solicitar la autorización, ESKOLA S.A.S. informa al Titular: (i) el Tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad; (ii) el carácter facultativo de responder cuando se trate de datos sensibles o de datos de NNA; (iii) los derechos que le asisten como Titular; y (iv) la identificación y los datos de contacto del Responsable.

11. Cookies y tecnologías de seguimiento en el sitio web

El sitio web de ESKOLA S.A.S. utiliza cookies y tecnologías similares (píxeles, etiquetas y SDK) para su correcto funcionamiento, para analizar el uso del sitio y para fines publicitarios. Al ingresar, el usuario visualiza un aviso (banner) que permite aceptar, rechazar o configurar las categorías de cookies antes de que se activen las no esenciales. Las categorías utilizadas son:

• Esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio; no requieren consentimiento.
• Funcionales: recuerdan preferencias y facilitan la navegación.
• De rendimiento / analítica: permiten medir y mejorar el desempeño del sitio (p. ej., Google Analytics).
• De marketing: permiten mostrar publicidad personalizada y medir campañas (p. ej., Meta Pixel, Google Ads / etiquetas de conversión).

El usuario puede gestionar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador y desde el panel de preferencias del sitio. La instalación de cookies de marketing y de terceros se realiza únicamente previo consentimiento del usuario.

12. Transferencia y transmisión de datos

12.1. A terceros dentro de Colombia

ESKOLA S.A.S. puede transmitir datos a Encargados que prestan servicios de tecnología, alojamiento web, CRM, mensajería, cobranza, contabilidad o mercadeo, mediando contrato de transmisión que garantice la seguridad y confidencialidad de la información (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). También puede compartir datos con autoridades cuando exista requerimiento legal.

12.2. Transferencia internacional (Meta, Google y otros proveedores)

Para la ejecución de campañas publicitarias, analítica y servicios en la nube, los datos pueden ser transferidos o transmitidos a proveedores ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América (p. ej., Meta Platforms Inc. y Google LLC). Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, la transferencia internacional está permitida hacia países que ofrezcan un nivel adecuado de protección; los Estados Unidos figuran actualmente en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Única, Título V, Capítulo 3, numeral 3.2).

En todo caso, y de acuerdo con la jurisprudencia constitucional (Sentencia C-748 de 2011), ESKOLA S.A.S. informa al Titular sobre estas transferencias y obtiene su autorización. Cuando un proveedor esté ubicado en un país que no ofrezca nivel adecuado de protección, la institución se apoyará en la autorización expresa e inequívoca del Titular, en las demás excepciones del artículo 26, o solicitará la declaración de conformidad ante la SIC.

13. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a ESKOLA S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

14. Deberes de ESKOLA S.A.S. como Responsable

Sin perjuicio de las demás obligaciones legales (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012), ESKOLA S.A.S. se compromete a:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos legales.
• Actualizar la información y rectificar los datos cuando corresponda.
• Informar a la autoridad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Procedimiento para consultas y reclamos

15.1. Canales de atención

El Titular, sus causahabientes o representantes pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales, dirigidos al área responsable de la protección de datos: correo electrónico [protecciondedatos@eskolatec.edu.co]; dirección física carrera 33 #54 – 91 Bucaramanga]; y/o teléfono/WhatsApp +57 318 845 1069

15.2. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

15.3. Reclamos

El reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanarlo; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción; cuando no sea posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de resolución, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

Requisito de procedibilidad. El Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ESKOLA S.A.S.

16. Medidas de seguridad

ESKOLA S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales, entre ellas: control de acceso y perfiles de usuario, cifrado y conexiones seguras (HTTPS/SSL) en sus sitios y subdominios, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y con los Encargados, y revisión periódica de sus controles. En caso de incidentes de seguridad que comprometan datos personales, la institución activará sus protocolos de respuesta e informará a las autoridades competentes cuando corresponda.

17. Vigencia de las bases de datos y conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contables y contractuales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales fueron recolectados.

18. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir las bases de datos en el RNBD ante la SIC recae únicamente sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT (aproximadamente COP $5.237 millones para 2026, según el valor de la UVT de ese año) y sobre las personas jurídicas de naturaleza pública.

19. Vigencia y modificaciones de la Política

La presente Política rige a partir del 01 de enero de 2026. ESKOLA S.A.S. podrá modificarla en cualquier momento; los cambios sustanciales, especialmente en las finalidades del Tratamiento, se comunicarán oportunamente a los Titulares a través del sitio web u otros canales idóneos antes o a más tardar al momento de implementar la modificación. La versión vigente estará siempre disponible en https://eskolatec.edu.co.